Hàng tồn kho là gì? Có thể nói, khái niệm về hàng tồn kho có lẽ không còn quá xa lạ đối với nhiều người. Tuy nhiên, khi nhắc tới hàng tồn kho thì hầu hết mọi người sẽ nghĩ ngay tới những mặt hàng bị đọng lại trong kho không bán được. Mặc dù vậy, đối với doanh nghiệp, hàng tồn kho lại mang đến nhiều chiến lược và mục đích khác nhau. Cho nên, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những kiến thức liên quan đến hàng tồn kho ngay trong bài viết này và xem xét những tác dụng của hàng tồn kho ảnh hưởng gì trong hoạt động kinh doanh của một công ty nhé.
Hàng tồn kho là gì?
1. Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho, hay hàng lưu kho là danh mục nguyên vật liệu và sản phẩm được các doanh nghiệp lưu giữ lại trong kho hàng của mình. Tuy nhiên, hầu hết mọi người thường nghĩ rằng hàng tồn kho là những mặt hàng không thể bán ra thị trường, hàng lỗi hoặc có sai sót khi sản xuất. Song, xét trên bình diện kinh doanh và kinh tế học thì đây lại là một khái niệm hoàn toàn sai.
Bởi lẽ, khái niệm hàng tồn kho được hiểu là những sản phẩm mà doanh nghiệp giữ lại để bán sau cùng hay là nguồn hàng được doanh nghiệp lưu trữ nhằm bán và kèm theo những thành phần thành phần khác để tạo ra sản phẩm. Theo đó, hàng tồn kho chính là sự liên kết của chuỗi sản xuất và bán ra. Đồng thời nó cũng là một tài sản ngắn hạn có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất để tiếp nối chuỗi cung ứng và lưu thông hàng hóa.
Chính bởi hàng tồn kho có vai trò quan trọng như vậy nên việc quản trị nó một cách hiệu quả cũng là một giải pháp giúp cho doanh nghiệp cắt giảm được những chi phí không cần thiết, nhưng vẫn có thể tăng thêm lợi nhuận cho đơn vị của mình.
Khái niệm về hàng tồn kho
2. Hàng tồn kho bao gồm những gì?
Thông thường, hàng tồn kho được phân theo hai kiểu là dựa vào đặc điểm hàng hóa hoặc chủng loại hàng hóa. Vậy ở mỗi kiểu phân loại thì hàng tồn kho gồm những gì thì nhưng chia sẻ sau đây sẽ giúp cho bạn có câu trả lời cụ thể.
Hàng tồn kho bao gồm những gì?
2.1 Xét về đặc điểm hàng hóa
Xét về đặc điểm hàng hóa thì có thể chia hàng tồn kho làm 4 loại cơ bản như sau:
- Hàng tồn là nguồn vật tư: Các đồ dùng vật tư sẽ bao gồm như bóng đèn, nhiên liệu, dầu, đồ dùng văn phòng, các vật liệu làm sạch hoặc những vật tư khác có giá trị sử dụng tương đương. Đây là nguồn vật tư đóng vai trò quan trọng và vô cùng cần thiết cho quá trình vận hành, sản xuất.
- Hàng tồn là nguyên liệu thô: Nguyên liệu thô là những nguyên liệu cơ bản để bán hoặc được doanh nghiệp giữ lại để phục vụ cho quá trình sản xuất trong tương lai của mình. Những nguyên liệu này sẽ được gửi đi để gia công và đã mua đang đi trên đường về.
- Hàng tồn là bán thành phẩm: Đây là những sản phẩm được đưa vào quá trình sản xuất nhưng chưa được hoàn thiện hoặc chưa tiến hành xong thủ tục hoàn tất hậu sản xuất.
- Hàng tồn là thành phẩm hoàn chỉnh: Đây chính là những sản phẩm đã hoàn chỉnh tất cả các khâu và đã ra thành quả cuối cùng sau khi trải qua tất cả quy trình sản xuất.
Tùy vào các chiến lược cụ thể của từng công ty mà bốn loại hàng tồn kho nêu trên sẽ được lưu trữ và duy trì khác nhau. Do đó, việc quản trị lượng hàng này dựa trên đặc điểm cũng vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp.
2.2 Xét về chủng loại hàng hóa
Một cách phân biệt hàng tồn kho thứ hai là chia theo chủng loại hàng hóa. Tuy nhiên dựa vào chủng lại thì hàng tồn kho sẽ gồm những gì? Hãy cùng tìm kiếm câu trả lời cùng chúng tôi ngay sau đây nhé:
- Những hàng hóa mua về để bán chính bao gồm: Sản phẩm tồn kho là hàng đang mua, hàng gửi trên đường đi, hàng đang được gửi đi để gia công chế biến thành một mặt hàng khác, hàng bất động sản,..
- Những sản phẩm còn dang dở: Đây là những sản phẩm chưa hoàn thành đầy đủ các công đoạn sản xuất hoặc đã hoàn tất công đoạn nhưng lại chưa làm xong thủ tục nhập kho, xuất hàng theo đúng quy định.
- Những sản phẩm còn đang tồn đọng trong kho hoặc thành phẩm, sản phẩm đang được gửi đi bán.
- Những nguyên liệu, vật liệu còn thừa chưa được đưa vào sản xuất vẫn có thể là hàng tồn kho.
- Những dụng cụ, công cụ chưa được sử dụng còn tồn lại kho hoặc được gửi đi gia công và đã được mua và gửi đi trên đường.
- Những nguyên vật liệu được doanh nghiệp giữ lại hoặc nhập về phục vụ cho sản xuất và gia công hàng xuất khẩu, thành phẩm thì hàng hóa này sẽ được lưu lại để bảo đảm thuế cho doanh nghiệp.
3. Việc quản lý hàng tồn kho là như thế nào?
Quản lý hàng tồn kho là một trong những trách nhiệm quan trọng của doanh nghiệp nhằm xác định hình dạng, vị trí của hàng hóa lưu kho của minh như thế nào. Hiểu một cách đơn giản thì đây là việc kiểm soát quá trình từ đầu đến cuối từ khi đặt hàng, lưu trữ cho đến khi trở thành hàng hóa lưu kho của doanh nghiệp.
Chính bởi đặc điểm đó mà phạm vi quản lý của nó sẽ có mối quan hệ mật thiết với sự cân bằng giữa các yếu tố như thời gian thực hiện công đoạn sản xuất, mức chi phí tồn kho, quản lý tài sản, định giá hàng, tính minh bạch, dự báo giá tương lai,… Tất cả đó sẽ đòi hỏi các nhà quản lý phải thực sự linh hoạt, chủ động và nhạy bén để có thể cân bằng các yếu tố cạnh tranh này. Có được như vậy thì mức tồn kho mới được tối ưu, giảm thiểu chi phí dự trữ và xử lý hàng tồn kho.
Việc quản lý hàng tồn kho là như thế nào?
Tuy nhiên, một câu hỏi đặt ra cho doanh nghiệp rằng cần phải sử dụng hàng tồn kho và quản lý nó như thế nào để thực sự mang lại hiệu quả? Thực tế thì việc quản lý hàng tồn kho rất quan trọng bởi nó ảnh hưởng đến kế hoạch cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, để quản lý được hàng tồn kho hiệu quả, hợp lý thì người quản lý cần phải biết như:
- Phải có các chiến lược tiến hành kiểm soát hàng tồn kho
- Tỷ lệ hàng tồn kho đối với doanh nghiệp của bạn là như nào cho hợp lý?
- Phải nắm rõ được mục đích của lưu trữ hàng tồn kho của mình là như thế nào mới có thể đưa ra các chiến lược xử lý và gia tăng lợi nhuận cho những mặt hàng này.
- Cơ sở vật chất, máy móc, trang thiết bị cũng như diện tích kho hàng có đủ điều kiện để đáp ứng và bảo quản lượng hàng tồn của bạn không?
- Cần phải dựa trên nhu cầu của khách hàng về mặt hàng đó như thế nào.
- Tính toán chi phí và thời gian của việc quản lý hàng tồn kho sẽ mất trong bao lâu và phải chi ra bao nhiêu tiền để tiến hành quá trình đó.
Xem thêm dịch vụ: Gửi hàng đi Trung Quốc uy tín giá rẻ
4. Mục đích khi tham gia quản lý hàng tồn kho là gì?
Như đã nói, hàng tồn kho đóng vai vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp và mỗi công ty sẽ có mục đích sử dụng và quản lý hàng tồn kho riêng cho mình. Tuy nhiên, nhìn chung thì việc quản lý hàng tồn kho đa phần là do “dự phòng – đầu cơ – giao dịch”, song chúng tôi cũng sẽ nêu ra một vài trường hợp cụ thể cho các lý do của doanh nghiệp khi lưu hàng tồn kho như sau:
- Dự phòng: Thông thường các doanh nghiệp lưu trữ lại hàng tồn kho để chuẩn bị cho các tình huống xấu nhất có thể xảy ra đặc biệt là những biến động đến từ thị trường. Cũng như trong một vài thời điểm có những sự sụt giảm đáng kể trong việc cung ứng nguyên liệu thì hàng tồn kho chính là cứu cánh đắc lực cho doanh nghiệp. Cho nên, nếu doanh nghiệp rơi vào cả hai trường hợp trên thì việc dự phòng hàng tồn kho chính là một giải pháp hữu hiệu nhất cho vấn đề mà doanh nghiệp gặp phải.
- Đầu cơ: Dự trữ hàng tồn kho với mục đích đầu cơ còn giúp cho doanh nghiệp có thể dựa vào giá cả thị trường để thay đổi sao cho phù hợp với lợi thế của mình và gia tăng lợi nhuận.
- Giao dịch: Duy trì được một lượng hàng tồn kho ổn định còn giúp cho doanh nghiệp tránh tình trạng tắc nghẽn hoặc đứt gãy chuỗi cung ứng, sản xuất và bán hàng. Điều này sẽ đảm bảo được quá trình sản xuất liên tục và mặt khác cũng không bị mất vị thế trên thị trường trong thời gian ngắn.
- Thời gian: Hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra khoảng thời gian đủ lớn để có thể liên kết các chuỗi sản xuất của mình. Khi doanh nghiệp sử dụng mọi khấu, mọi dây chuyền thì phải tích trữ một lượng hàng phù hợp để có thể đảm bảo nguồn nguyên liệu và sự cung ứng liên tục dành cho khách hàng.
- Nhu cầu theo mùa: Thời gian thay đổi dẫn đến nhu cầu của khách hàng cũng từ đó thay đổi theo chu kỳ. Việc này dễ dẫn đến tồn đọng hàng tồn kho cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn quyết định giữ lại hàng bởi lẽ những chiến lược trong tương lai sẽ cần đến lượng hàng này hoặc có thể định đoán về sự tiêu thụ của nó trong tương lai.
- Tính bất định: Đối với kinh doanh, các tình huống bất định trong quá trình sản xuất và buôn bán luôn luôn có thể xảy ra. Những bất trắc ấy có thể đến từ nguồn cung, nguyên liệu hay quá trình giao nhận, bán hàng của doanh nghiệp gặp sự cố. Cho nên việc lưu lại hàng tồn kho sẽ giúp cho doanh nghiệp dự phòng được những tình huống bất định có thể xảy đến.
- Tính kinh tế nhờ quy mô: Nếu không có hàng tồn kho thì doanh nghiệp sẽ phải chịu áp lực cực lớn về chi phí của các chuỗi cung ứng. Vì thế, để giảm bớt chi phí logistics thì các công ty đều để lại cho mình ít nhiều hàng tồn kho.
- Tăng giá trị: Nguyên nhân cuối cùng để các công ty giữ lại hàng tồn kho là bởi họ định lượng được các giá trị đạt được sẽ vượt lên trong thời gian tới. Ví dụ hàng tồn kho như sản phẩm bia trong ngành công nghiệp bia.
Có thể nói, tất cả những lý do trên có thể áp dụng cho bất kỳ chủ sở hữu hoặc sản phẩm nào trong quá trình vận hành và sản xuất. Đây cũng là những nguyên nhân cơ bản dẫn đến tình trạng các doanh nghiệp tích trữ hàng tồn kho là do đâu.
Kết luận
Trên đây là những kiến thức liên quan đến hàng tồn kho là gì mà chúng tôi muốn gửi đến bạn đọc một cách đầy đủ, chi tiết nhất. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có thể hiểu rõ hơn về hàng tồn kho, các ảnh hưởng và mục đích khi sử dụng nó là gì để có thể đưa ra những phương án hợp lý nhất cho doanh nghiệp của mình nhé.
